思想明确。写信是和别人沟通思想，交流信息，商量事情，协调行动，只有意向明确，态度诚恳，才能使别人易于理解自己，信任自己。专用书信也要意向鲜明，情词恳切，力戒态度暧昧、言不由衷的浮词套语。
叙述清楚。写信时所述事情都要清楚明白，切不可转弯抹角，写得晦涩难懂。专用书信更应叙说明白。交待清楚，让对方能充分了解，便于做出决定。
内容具体。各类书信在叙述事情、提出要求、回答问题时，一定要写得具体、确切，尽可能详尽。一些条款式的专用书信，有几条写几条，也要具体、明确。
语言得体。写信所用语言、语气要视不同的对象、用途和内容而异
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