（一）一周主要工作安排
职能部门提出——分管领导同意——办公会议确定——列入工作安排表
（二）公文办理
1、校外来文
机要秘书登记——院办主任阅批——院领导批示——承办部门执行——文件归档
2、校内请示、报告
系、部门呈报——机要秘书登记——院办主任阅批——分管院长批示 ——办公会议讨论 （视情况）——院办办理批复——承办部门执行——文件归档
3、公文制发（以党委、学院或院办名义）
职能部门起草——有关部门会签（视情况）——院办核稿——院领导签发或办公会议讨论——机要秘书编号——文件打印——拟稿人一校——院办二校——文件印制——盖章 ——发文——文件归档
（三）传真
使用人申请――部门领导审核――机要秘书登记——发传真
（四）复印
申请（内部资料、密级文件）——分管领导审批——登记——复印
（五）会议室使用
部门申请——院办登记——领取钥匙——开门后送还钥匙——使用部门布置会场——
清理会场
（六）来客就餐
部门申请——分管院长批准——院办登记——凭就餐通知单安排就餐——办理费用结算
（七）出具介绍信
使用人申请－——分管院长批准或部门负责人批准——院办盖章
（八）用印管理
经办人申请――部门领导审核――院领导审批――――院办盖章
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